El referenciamiento como proceso de medición, comparación, análisis y aceptación.
FORORURAL
Por FORORURAL | En el artículo anterior (4/6), planteábamos la imperiosa necesidad que tienen las empresas de implementar cambios e innovaciones de manera permanente, con el fin tanto de adaptarse a un entorno siempre cambiante, como para mantenerse y desarrollarse. Hoy describiremos un método que permite adoptar esas innovaciones de forma exitosa y perdurable: el referenciamiento.
Parece una contradicción, pero para hacerlo tomaremos como fuente un texto que ya cumplió veinte años. El autor es Julio García Tobar. Y la persona que nos acercó esta publicación -cuya versión original apareció en la revista Chacra, en febrero de 1997, en Buenos Aires- es un amigo, un productor uruguayo que, a juzgar por el desarrollo empresarial que ha alcanzado en este tiempo, pudo implementar de manera brillante el método que aquel artículo proponía. He aquí un abordaje que propone una relectura de aquella mirada de García Tobar, que hoy, dos décadas después, se mantiene tan vigente.
Lo primero que resulta importante destacar es que el referenciamiento es un proceso, no una acción única y discontinua. No se trata de algo simple y único que se hace una vez y luego se puede olvidar. Referenciar no es ver, no es mirar, no es visitar, no es preguntar, apuntaba García Tobar. Todo esto se debe hacer, según su perspectiva, durante el proceso de referenciamiento. Hacerlo es condición necesaria, pero no suficiente. Referenciar es más que ver, mirar, visitar, preguntar.
Si un proceso es una serie ordenada de acciones que conducen a un fin determinado, la noción de referenciamiento implica el proceso de estudio sobre cómo otros (empresas, productores), elegidos como referentes, hacen las cosas. Es un proceso de medición, comparación, análisis y adaptación. Esto supone planificar, hacer, verificar y actuar.
Las nueve etapas:
1) Planificación previa. Defina los objetivos de largo plazo de su empresa. Identifique las actividades y procesos clave, que determinan los resultados físicos y económico-financieros. Analice las fortalezas y debilidades de su empresa en estas actividades y procesos. Por ejemplo, usted es bueno en ganadería pero no tanto en agricultura; usted sabe producir pero no sabe comprar y/o vender; usted nunca llega a hacer las labores a tiempo.
2) Actividad o proceso a referencia. Los mejores resultados se obtienen cuando los objetivos del referenciamiento son limitados. Se debe hacer un referenciamiento a nivel de actividades, y mejor aún es hacerlo a nivel de procesos, dentro de una actividad. Carece de valor efectuarlo a nivel de empresa, pues su empresa es diferente a la del referente en cuestión.
3) Información sobre su propia actividad/proceso. La condición básica para referenciar es que usted tenga información objetiva sobre la actividad o proceso, tal como estos ocurren en su empresa o establecimiento. Si usted no controla ni registra sus propias actividades, la sugerencia es que deje ahora mismo de leer esta nota y salga a implementar un sistema de presupuestación y control económico-financiero para su empresa.
4) Potenciales referentes. Analice quiénes tienen actividades/procesos similares a los suyos e investigue su performance. Seleccione a quienes puedan ser sus potenciales referentes. Su vecino, un miembro CREA, un productor de otra zona, una estación experimental o un campo demostrativo.
5) Elección del referente. Trabaje sobre su listado de potenciales referentes hasta lograr establecer su propio ranking de interés. Evite, si puede, a los “famosos” o “populares”. Probablemente estén agobiados por las demandas de los que quieren ver y aprender de ellos.
6) Conozca al referente. Trate de reunir toda la información posible sobre el referente elegido, antes de ponerse en contacto con él. Esto servirá a un doble propósito. Por un lado usted podrá asegurarse de haber elegido el referente adecuado. Por otra parte, cuanto más sepa usted sobre él más podrá aprovechar el ejercicio. El objetivo del trabajo previo es maximizar el beneficio de la visita o reunión en la cual usted deberá obtener información sobre los cómo y los por qué de su referente, para la actividad o el proceso elegidos.
7) Contacte al referente. Contacte al referente elegido y explíquele claramente qué está haciendo, qué desea hacer y qué va a requerir de él (una visita, una reunión, información sobre tal o cual tema, etcétera). El éxito de los grupos CREA es prueba de la “solidaridad”, vocación y buena predisposición de los productores agropecuarios para compartir sus conocimientos y experiencias. Es muy poco probable que usted reciba una respuesta negativa.
8) Analice y compare, adapte y no adopte. Analice la información obtenida de su referente y compárela con la propia. Haga un análisis crítico de ambas. El referente es una guía, una fuente de ideas, pero jamás debe ser un ejemplo a copiar. Sus circunstancias y las suyas pueden ser muy diferentes. Para mejorar su propia actividad o proceso debe hacer un ejercicio de adaptación. Este es el objetivo de todo el ejercicio. Absténgase de adoptar incondicionalmente. No copie: recree, modifique e introduzca mejoras a partir de más y mejor información.
9) Implemente y controle. El estudio terminó, llegó la hora de hacer. Implemente mejoras y controle los resultados. La excelencia no es una meta, es un camino y, como dijo Ortega y Gasset, “lo importante no es llegar, sino ir, estar yendo”.
Un atajo:
Tras detallar estos nueve pasos en el desarrollo del referenciamiento, a partir del punto de vista de García Tobar, es importante aclarar que si bien este concepto es fundamental (y en ForoRural estamos convencidos de que es crucial el análisis e intercambio de información sobre experiencias, saberes y aprendizajes), un cambio notable desde 1997 a la fecha reside en nuestras posibilidades de acceso a la información y a la comunicación.
Si antes era indispensable desplazarse para recabar la información, hoy es posible tomar un atajo y realizar todas, o casi todas estas etapas, desde nuestras casas (con la computadora) o incluso en movimiento (con el celular). Esta diferencia constituye un atajo y un privilegio que nos brinda, entre otras ventajas, más tiempo.